E-book ‘Een overzichtelijke planning’
4 Situaties
#1 Een team meeting
Herken je dit?
Als projectmanager heb je een teammeeting georganiseerd om de planning door te nemen.
Je teamleden kijken verveeld om zich heen terwijl de planner probeert zijn plan te presenteren. Veel lijntjes en veel activiteiten en weinig overzicht. De mensen die je met deze meeting had willen overtuigen, zijn nu nog minder overtuigd van het slagen van dit project.
Je voelt de angst dat je het team niet meer mee krijgt en dat ze denken “Weer het zoveel mislukte ICT project hier”.
Hoe had deze meeting eruit moeten zien?
#2 Een planning voor in je offerte
Herken je dit?
Je legt de laatste hand aan een offerte voor een belangrijk ICT migratie project. De avond voordat je de offerte in mag dienen, bedenk je dat het een goed idee is om er ook een planning aan toe te voegen. Op je computer staat nog een licentie van MS Project. Terwijl je de activiteiten aan het toevoegen bent, bedenk je dat dit niet op een A4 gaat passen. Bovendien krijg je de tijdslijn en de activiteiten niet op zo’n manier naast elkaar dat het een duidelijk plaatje wordt.
Hoe had je offerte er ook uit kunnen zien?
#3 Puin ruimen
Herken je dit?
Als interim project manager ben je gevraagd om een project te leiden waar nu al de nodige vertraging in zit. Het project is complex en de teamleden missen een duidelijke richting. Om tot inzicht te komen vraag je aan alle betrokken managers of ze hun stukje van de planning willen aanleveren. Vervolgens alles samenvoegen. Wat je dacht even in een middag te doen, slokt nu al je avonden op. De aangeleverde planningen verschillen nogal op detail en van opzet.
Hoe had je dit beter aan kunnen pakken?
#4 Planning delen
Herken je dit?
Het doel van de planning is dat het projectteam weet waar ze aan toe zijn en wat er in welke week plaatsvindt. Hoe groter de projecten hoe lastiger het wordt om ervoor te zorgen dat iedereen altijd de laatste versie van de planning heeft. Maar ook dat alle input verwerkt is in de laatste versie. Niet alleen versiebeheer, maar de verschillende versies van MS Project en vaak niet altijd geïnstalleerde viewers maken dit proces nog lastiger.
Is er een snellere manier om iedereen up-to-date te houden?
In het e-book ‘Een overzichtelijke planning’ leg ik stap voor stap uit hoe je bovenstaande situaties voorkomt.