De nieuwe versie
Deze week is Weekplanner voorzien van een grote update. Wat is er gebeurd in de tussentijd en wat kun je binnenkort verwachten?
Wat is weekplanner?
Weekplanner complimenteerd bestaande planningstools zoals Primavera of MS Project. Weekplanner stelt je in staat snel een visueel plaatje op te tekenen van je project. Met als doel je projectleider of de laag daar boven op eenvoudige wijze te voorzien van de opbouw, status of strategieen van je project.
Aan de andere kant stelt het je snel in staat een uitdraai te maken van de taken per week. Zodat je projectteam weet wat er deze en volgende week op de planning staat.
Waarom weekplanner?
Weekplanner is ontstaan uit een frustratie. Als projectsupport op een groot IT project wilde ik een project planning eenvoudig presenteren en op een de verschillende strategieen inzichtelijk maken.
Met de MS Project planning op een beamer was ik aan het scrollen van boven naar beneden van links naar rechts, openklappen en dichtklappen, inzoomen en uitzoomen.
Het doel van de presentatie was om duidelijkheid te scheppen in een complex project, maar met MS Project ging dat niet.
Het verbaasde me dan ook niet dat veel projectmanager een eigen planning gingen maken in Excel en ijverig de celletjes inkleuren. Dit moet beter dacht ik toen.
Scoop van Weekplanner
Weekplanner heeft niet als doel MS Project ‘na te bouwen’. De focus ligt op ‘usability’, het moet 10 keer makkelijker zijn om een planning in Weekplanner op te bouwen dan in Excel of MS Project. Ook voor iemand zonder ervaring in projectmethodieken of planningen moet deze tool snel aan te leren zijn.
Velocity voor Scrum, resourceplanning voor Prince, taken op afdelingsniveau, functie of groep komen er niet in. Hier zijn andere team collaboration tools beter geschikt voor. Als we zover zijn, dan zullen we ervoor zorgen dat er een API beschikbaar, zodat data uitgewisseld kan worden.
Status van Weekplanner
In mei dit jaar heb ik de eerste versie gepresenteerd van Weekplanner via een LinkedIn post. Hier heb ik veel reacties op gehad en veel mensen hebben het uitgeprobeerd. Terwijl ik nadacht over de resourceplanning en andere complexere functionaliteiten, werd ik met beide benen op de grond gezet.
De eerste gebruikers liepen vast bij de eerste stap, de planning opzetten.
Een belangrijke les geleerd: Als de gebruikers niet voorbij de eerste stap komen, zijn alle uitbreidingen zinloos.
Na veel verbeteringen, zag ik dat gebruikers steeds verder kwamen. De eerste planningen werden gemaakt. En tegelijkertijd kwamen er nieuwe wensen vanuit deze gebruikers.
De verbeteringen
Een week overzicht van alle taken
Stel je wilt alle taken zien van alle activiteiten in Week 46. In de nieuwe versie kun je een weekoverzicht ophalen. In het weekoverzicht zie je alle taken onder elkaar. Per taak zie je status van de taak, wie er verantwoordelijk voor is en op welke werkdag de taak gepland staat.
Events instellen per project
Als planner moet je om een aantal gebeurtenissen heen plannen. Vakanties van teamleden, officiele vrije dagen zoals Kerstmis. Maar bijvoorbeeld ook met periodieke software updates of migraties van software systemen. In weekplanner noemen we dit ‘Events’.
Nu is het mogelijk om events te koppelen aan projecten. Kerstmis zal voor elk project een event zijn waar omheen gepland moet worden. Maar een vakantie van een IT-manager heeft niet op elke project invloed.
De rij tekt aanpassen
Vanuit eerdere gebruikers ervaringen is de vraag om de rijhoofden aan te kunnen passen zodat er een duidelijk onderscheid gemaakt kan worden in hierarchie van de rijen.
Meerdere views
De breedte van de weken is nu aan te passen naar 4 verschillende varianten. In de XS view zijn ook de rijen minder hoog.
Verberg de indicators in de viewer
Je kunt een of meerder projecten delen. De instellingen van de planner bepalen wat de persoon te zien krijgt die de link opent. Als de planner de ‘indicators’ (aantal taken per activiteit) uit heeft staan, worden deze ook niet in de viewer getoond.
Kopieer taken
Als project manager of planner heb je vaak te maken met activiteiten met een repeterend karakter. Als je een template maakt, dan kun je de activiteiten vullen met de standaard taken. De taken kun je vervolgens eenvoudig kopieren naar je project activiteiten.
Interface
Afgelopen weken zijn er veel kleine verbeteringen in de interface doorgevoerd.